Come pianificare un evento di successo

audience-945449_960_720Gli eventi online hanno molti vantaggi da offrire. Questo non è solo il caso al tempo di COVID-19. Con una buona pianificazione, questi vantaggi possono essere utilizzati in modo sistematico. In una serie in tre parti, spiegheremo a cosa devi prestare attenzione a questo riguardo e quali formati e strumenti potrebbero essere di interesse.

Anche se in futuro non sarà più necessario rispettare tali rigorose restrizioni legate alla pandemia, vale la pena di pensare a quali eventi dovrebbero tornare a essere tenuti sul posto. O in quali casi dovremmo trarre vantaggio dalla digitalizzazione ed evitare spostamenti e spostamenti? Dopotutto, eventi online ben pianificati offrono tutta una serie di vantaggi, uno dei quali è il tempo risparmiato dal non viaggiare.

Per questo se sei un’agenzia di organizzazione eventi a Roma o Milano dovresti iniziare a pensare di integrare questi eventi nei tuoi servizi.

Valutare l’asincronicità

In generale, per gli eventi online è necessario valutare con precisione quali parti devono avvenire simultaneamente e quali possono essere forniti su base asincrona, sfalsata. Non dovresti tentare di “inchiodare” tutto con la videoconferenza, perché altri strumenti a volte possono fare molto di più. E molti elementi degli eventi non devono svolgersi contemporaneamente, ma possono essere facilmente programmati in momenti diversi.

È sempre importante considerare l’evento dell’evento e le sue singole parti. Dovresti quindi dare un’occhiata critica al fatto che debbano assolutamente essere tenuti in tempo reale. Se possibile, molte parti sono eseguite su base asincrona. In questo modo, la quantità di tempo trascorso dal vivo può essere spesso ridotto e questo può significare che l’evento ha più successo. Ciò presenta diverse opportunità: i partecipanti non si spendono completamente mentalmente. Vengono evitate riunioni eccessivamente lunghe e improduttive e si può raggiungere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata che funzioni meglio con l’assistenza all’infanzia e altre attività.

Durata dell’evento e pause

Gli eventi live tenuti online non dovrebbero durare a lungo, altrimenti potrebbero essere molto stancanti. La possibile lunghezza massima che ha senso dipende anche dal formato dell’evento. In una conferenza in cui puoi andare e venire a tuo piacimento, è possibile organizzare un evento della durata di un’intera giornata. Un seminario non dovrebbe superare una durata massima di quattro ore, comprese le pause. Tuttavia, le pause regolari dovrebbero essere ancora integrate: dopo 45-60 minuti, dovrebbero esserci pause da 5 a 10 minuti; dopo 1,5 ore la pausa dovrebbe durare da 10 a 15 minuti. Un altro consiglio: pensa se un evento di un giorno può essere suddiviso su più giorni. Può anche essere una buona idea integrare piccole sezioni che coinvolgono il movimento nell’evento.

Allo stesso tempo, è importante essere realistici quando si pianifica un calendario. Ciò significa che è necessario pianificare almeno nello stesso tempo le singole attività che devono essere eseguite online durante un evento, come si farebbe per offline. Inoltre, è necessario integrare il tempo necessario per spiegare gli strumenti, così come è necessario fornire istruzioni online molto precise.

L’ordine del giorno

Per gli eventi online, è anche utile avere un’agenda che tutti possano vedere. L’agenda dell’evento può essere statica o dinamica. Un’agenda statica può essere sotto forma di una diapositiva PPT, un documento di Word o un file PDF. In linea di principio, qui sono ovviamente possibili anche cambiamenti, il che a sua volta significa che l’agenda rimane dinamica in una certa misura. Per un’agenda dinamica, tuttavia, è più appropriato utilizzare altre opzioni di adattamento e un coinvolgimento diretto nel lavoro collaborativo:

  • Presentazione come una KanBan Board, dove è possibile utilizzare codici colore e scadenze per le attività tra le altre opzioni, ad esempio utilizzando Trello, FunRetro.io, Wekan, Kanboard o Restyaboard.
  • Utilizzo di piattaforme di collaborazione digitale per creare e modificare un’agenda, come Miro, Mural o Conceptboard.

Durante l’evento, l’agenda può essere condivisa in un sistema di videoconferenza sia temporaneamente che durante l’evento, con tutti i partecipanti che utilizzano la condivisione dello schermo. In alternativa, potrebbe essere disponibile su un’altra piattaforma in parallelo su base permanente.

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