Conservazione sostitutiva, come conservare in modo sicuro una Fattura della PA

fattureIl termine conservazione sostitutiva è ormai entrato a far parte del lessico di tutte le imprese, soprattutto dopo l’entrata in vigore del nuovo sistema di fatturazione elettronica per la Pubblica Amministrazione. Il nuovo sistema di conservazione è rappresentato da un procedura informatica che consente di attribuire valore legale, illimitato nel tempo, a un documento informatico. La procedura è implementata in maniera tale che il documento digitale abbia medesimo valore di quello cartaceo.

La svolta e i vantaggi di questo sistema si sono riversati su tutti quei documenti che hanno bisogno di essere conservati per lunghi periodi, che sia per motivi pratici o legali, come ad esempio le fatture.

La conservazione sostitutiva presenta vantaggi di natura pratica, riduce i tempi di stampa, la necessità di spazio e comporta un abbattimento di costi significativi. Il nuovo sistema è definito dal legislatore, che si possono riassumere nei cinque capisaldi della conservazione sostitutiva.

È possibile emettere una fattura elettronica in maniera abbastanza semplice. Il documento è prodotto da un software che crea un flusso di dati strutturati, in formato XML, contenente tutte le informazioni presenti nella fattura cartacea. Ogni fattura elettronica, per avere valore legale, deve essere siglata tramite firma digitale certificata. Ogni documento viene poi indicizzato, in maniera da essere facilmente reperibile nel corso delle ricerche future.

Ogni singola fattura diventa parte di un lotto di conservazione, che contiene molti documenti, in genere riferiti a un unico arco temporale. Ogni lotto deve essere rigorosamente cronologico, garantendo continuità completa per ciascun periodo d’imposta. Tutti i lotti sono poi marcati temporalmente e firmati dal Responsabile della Conservazione Sostitutiva con firma digitale.

Dopo aver completato con successo questo processo, i lotti di fatture sono conservati per 10 anni. In questo frangente, tutti gli obblighi previsti dalla deliberazione CNIPA n. 11/2004 sono assunti dal Responsabile della conservazione sostitutiva.

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